retour

Pourquoi mettre en place un logiciel GED ? Ses avantages, ses fonctionnalités, son prix, on vous dit tout !

23 Mar 2021 Actualités

D’après le Baromètre Télétravail 2021 élaboré par le Comptoir de la nouvelle entreprise de Malakoff Humanis, 41 % des salariés étaient en télétravail au début de la crise sanitaire et 30 % à la fin de l’année 2020. En moyenne, le télétravail concerne 3,6 jours par semaine, une hausse considérable par rapport à fin 2019 (1,6 jours).

Le télétravail commençait déjà à être adopté par de nombreuses entreprises en réponse à la mobilité des salariés, dans un contexte de transformation digitale. Les dirigeants sont ainsi de plus en plus enclins à favoriser le télétravail au sein de leur entreprise, que ce soit de manière régulière ou occasionnelle.

L’adoption du télétravail pose alors de nouvelles questions au sein des entreprises, notamment : comment accéder aux données à distance sans la possibilité de se connecter aux serveurs de l’entreprise ? Un logiciel GED (logiciel de gestion électronique des documents) répond à cette problématique en permettant aux entreprises de digitaliser tous leurs documents et données afin d’y accéder à tout moment et n’importe où, grâce à une simple connexion internet.

Transformation digitale et télétravail : accédez à vos données à distance.

La transformation digitale, le télétravail et l’accès aux données à distance sont des sujets qui se démocratisent au sein des entreprises. Désormais, alors que 67 % des dirigeants sont favorables à la mise en place du télétravail au sein de leur société, toutes les entreprises cherchent un moyen de digitaliser leurs données et documents pour pouvoir y accéder depuis chez soi ou depuis un autre bureau.

Cette évolution ne date pas de la pandémie, qui a forcé les entreprises à se mettre au télétravail. Les façons de travailler ont évolué : désormais, les entreprises sont internationales, avec des bureaux éparpillés aux 4 coins du monde, qui doivent communiquer entre eux et accéder à des données communes. Les technologies aussi ont évolué : grâce au Cloud et aux technologies de type SaaS, il est désormais possible d’accéder à des données depuis n’importe quel appareil mobile, chez soi ou en déplacement, ce qui favorise la flexibilité des salariés.

Le télétravail s’inscrit ainsi dans un mouvement plus vaste, celui de la digitalisation des entreprises qui a déjà commencée il y a quelques années.

Pourquoi les entreprises utilisent-elles une GED ?

Mais d’abord, qu’est-ce qu’une GED ? C’est un logiciel en ligne qui permet d’archiver, de classer et de partager des documents. Grâce à la GED, l’accès à l’information est plus simple et l’ensemble de l’entreprise devient plus efficace.

L’une des problématiques centrales de la digitalisation des entreprises est la numérisation des documents papier et leur gestion électronique.

Avec les salariés en déplacement ou en télétravail, il devient crucial de pouvoir accéder aux documents de l’entreprise à distance, sans avoir à demander à un collègue présent au bureau de scanner le document et l’envoyer. Remplacer le tout papier par le tout numérique permet de travailler autrement, avec plus d’efficacité, pour peu que l’on utilise des outils digitaux adaptés.Pour la dématérialisation des documents (factures, contrats, documents comptables, etc.), le type d’outil le plus adapté est le logiciel GED. Un logiciel GED en ligne permet d’archiver, de classer et de partager des documents. Ainsi, l’accès à l’information est simplifié et facilité pour les salariés et les dirigeants.

Le logiciel de gestion électronique des documents permet aussi la gestion des workflows, c’est-à-dire l’automatisation de la circulation des documents dans l’entreprise et la gestion des tâches liées aux documents (approuver, valider, signer…). Il permet ainsi à l’entreprise de gagner en efficacité.

De nombreux outils GED sont distribués en SaaS, comme le logiciel GED MyNumerize. SaaS signifie « Logiciel en tant que service » (de l’anglais « Software as a Service »). Ce modèle de distribution permet d’accéder à l’outil de gestion électronique des documents via le Cloud, ce qui élimine les coûts de maintenance, de matériel et les frais de licence.

Pourquoi les entreprises utilisent-elles une GED ?

Les logiciels de GED sont équipés de plusieurs fonctionnalités, qui permettent de simplifier l’échange des données et de faciliter le travail collaboratif à distance, mais aussi de fluidifier l’organisation administrative de son entreprise.

Les employés perdent beaucoup de temps à chercher des documents, les sauvegarder, les partager et à travailler sur les mêmes dossiers de manière peu efficace.

L’une des premières fonctionnalités d’un logiciel GED est la pré-saisie et le classement automatique des documents qui est un gain de temps considérable puisqu’il suffit de contrôler et de valider le document ; en d’autres mots, adieu la saisie manuelle.

La fonctionnalité de workflow est également très utile pour les entreprises car elle favorise le travail collaboratif et l’organisation pour une meilleure efficacité et une productivité accrue. Grâce au module workflow, il est désormais impossible d’oublier de signer un document par exemple.

L’accès à distance au logiciel GED est également un plus pour les entreprises : les documents numérisés sont consultables et modifiables depuis n’importe quel endroit, ce qui facilite grandement le travail collaboratif et le télétravail. Avec un logiciel de GED, plus besoin d’aller au bureau pour modifier ou signer un document ! C’est aussi un plus pour échanger vos documents avec votre expert-comptable, qui pourra ainsi gagner du temps. Le logiciel GED constitue ainsi un pas de plus vers le « zéro délai » qui permettrait de fluidifier considérablement les échanges en interne et en externe.

Les logiciels de gestion électronique des documents sont ergonomiques et comprennent une fonction de recherche simplifiée pour retrouver tous ses documents en un seul clic et gagner en efficacité. Plus besoin de fouiller dans des dizaines de tiroirs ou de dossiers avant de trouver la facture ou le contrat dont on a besoin !

Une GED peut aussi, dans certains cas, auto-générer des statistiques, afin d’analyser tous vos postes de dépenses en un coup d’œil. Ces statistiques peuvent être filtrées par dates, fournisseurs, etc.

Enfin, les logiciels de gestion électronique des documents comme MyNumerize prennent en charge la signature électronique avec une valeur probante. Plus besoin de se déplacer pour signer un document : c’est un gain de temps énorme pour les entreprises !

Les logiciels de GED offrent ainsi 6 avantages principaux aux entreprises :

• Un espace sécurisé et centralisé pour regrouper tous ses documents
• Une automatisation des flux documentaires avec un gestionnaire de tâches.
• Un contrôle et une traçabilité de chaque document
• Un gain de temps considérable
• Un travail collaboratif facilité
• Une augmentation visible de la productivité

Comment mettre en place une GED dans mon entreprise ?

Mettre en place un logiciel GED au sein d’une entreprise était souvent une mission longue, lourde et coûteuse, mais ce n’est plus le cas.

Le logiciel GED MyNumerize par exemple propose une inscription très rapide, sans matériel requis, sans engagement, ainsi qu’un essai gratuit. Vous pouvez donc commencer à utiliser le logiciel en 5 minutes chrono.

Pour mettre en place un logiciel GED, commencez par cerner les besoins de votre entreprise, par exemple, combien d’employés doivent avoir accès à votre GED ? Combien de documents entrent dans votre entreprise par mois ? De combien d’espace de stockage avez-vous besoin ? L’équipe commerciale de votre logiciel GED se charge alors de votre inscription en quelques minutes et doit vous proposer un abonnement 100% personnalisé. En gros, vous ne payez que pour ce que vous utilisez vraiment.

Comment être sûr que les données sont bien sécurisées et que la confidentialité des données est respectée ?

La sécurité et la confidentialité des données sont les principaux freins à l’installation d’une GED au sein des entreprises. De nombreuses sociétés sont réticentes à stocker leurs documents dans le Cloud et préfèrent garder une organisation « tout papier » ; pourtant stocker ses données en ligne est beaucoup plus sûr. En plus de pouvoir contrôler l’accès aux données, le cloud élimine les risques de pertes, de dégâts des eaux et d’incendie.

Opter pour une GED ne présente donc pas de risques pour la sécurisation de vos données si vous choisissez un éditeur de confiance. MyNumerize héberge toutes les données utilisateurs en France, en conformité avec les normes de protection des données en vigueur en France mais aussi dans l’Union Européenne. Les serveurs utilisés pour le stockage des données utilisateurs sont certifiés ISO/IEC et CSA STAR.

De plus, le logiciel MyNumerize permet de contrôler les accès utilisateurs pour vous assurer que les salariés de l’entreprise n’aient accès qu’aux documents qu’ils sont en droit de consulter et de partager.

Combien coûte un logiciel GED ?

La plupart des logiciels de gestion électronique des documents sont chers et demandent un investissement initial : serveur, licences du logiciel, etc. De plus, les éditeurs demandent souvent un engagement de la part de l’entreprise sur plusieurs années. Souvent, les formules tarifaires sont peu flexibles et vous allez payer pour des fonctionnalités que vous n’utilisez pas.

Ces dernières années, de nouveaux acteurs sont nés sur le marché de la GED et proposent des formules flexibles et bien moins coûteuses. MyNumerize fait partie de ces GED logiciels moins chers et personnalisables. En effet, vous ne paierez que pour les fonctionnalités, le stockage et le nombre d’utilisateurs dont vous avez besoin et sans engagement. Les tarifs commencent à 29,90 € HT par mois, un tarif très compétitif pour un logiciel GED simple, performant et entièrement modulable.

Le logiciel GED est l’outil qu’il manque à votre entreprise pour accompagner sa transformation digitale et faciliter le travail collaboratif. Si vous souhaitez adopter la GED sans plus tarder, contactez les équipes de MyNumerize qui peuvent implémenter votre logiciel en ligne en 5 minutes avec 2 semaines d’essai gratuit !