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La domiciliation de courrier

09 Oct 2020 Actualités

Pourquoi numériser votre courrier ?

Le volume des envois de correspondance distribués en France atteint plus de 10 milliards d’objets par an. Une structure, institution ou entreprise reçoit donc, chaque jour, une quantité importante de courrier papier. Qu’il s’agisse de documents relatifs à la gestion (factures, bons de commandes, etc.) ou de documents ayant trait à la publicité (enquêtes auprès des clients, demandes de SAV, etc.). Ces documents papiers sont triés et redistribués aux services concernés afin d’être traités. Une manipulation physique fastidieuse dans un format qui empêche toute fluidité dans les échanges. À l’inverse, la numérisation des documents papiers entrants offre, elle, un gain de temps considérable, non seulement au moment de la réception du courrier, mais aussi dans le traitement et les échanges à venir. D’où l’avantage de domicilier son courrier directement chez un spécialiste de la numérisation : NUMERIZE.

La domiciliation de courrier, un gain de temps précieux

Automatiser la circulation des documents internes permet de gagner un temps précieux. Par conséquent, en domiciliant votre adresse postale chez NUMERIZE, vous nous confiez donc la gestion numérique de votre courrier et vous vous épargnez ainsi une tâche chronophage. Le traitement de vos documents dès réception, procède en plusieurs étapes.

En premier lieu, les documents papiers sont identifiés, ils sont ensuite ouverts, mis à plat et triés avant d’être numérisés. Les documents digitaux sont ensuite indexés et contrôlés, leurs données sont enfin importées dans une application dédiée pour être archivées. Les documents papiers initiaux peuvent être détruits ou stockés par nos soins. Le procédé de numérisation du courrier entrant, couplé à sa gestion électronique, permet une maîtrise totale des flux d’informations au sein d’une institution ou d’une entreprise. Cette technologie constitue l’avenir du traitement des données.

Le courrier numérisé, un avantage pour tous

La domiciliation de courrier, encore appelée numérisation du courrier entrant, est un dispositif présentant de nombreux avantages pour les institutions et les entreprises. Facile à mettre en place, le procédé de numérisation du courrier sécurise (pas de piratage ni de perte) et fluidifie tous les échanges d’informations, optimisant les interactions en interne et augmentant du même coup l’efficacité des employés et agents.

La domiciliation de courrier dans nos locaux, sa numérisation et l’automatisation de la circulation de ces documents font gagner un temps précieux aux institutions et entreprises. Gain de temps qui s’accompagne d’un gain de place car il n’est désormais plus nécessaire de conserver la version physique du courrier une fois que ce dernier a été digitalisé. De plus, la numérisation des documents et leur gestion électronique sont en adéquation avec les enjeux écologiques contemporains, participant d’une démarche “zéro papier” et de la préservation de l’environnement.

Enjeu prioritaire des structures publiques comme privées, la numérisation du courrier entrant est une étape obligatoire dans l’optimisation du traitement de l’information.

Spécialiste en solutions de numérisation sur mesure, NUMERIZE gère l’ensemble de votre courrier, vous permettant de vous concentrer uniquement sur votre activité.